ই-মেইল লেখার এই ১৫ আদবকেতা কি জানতে?

Eshanee is currently a student at the Institute of Business Administration, University of Dhaka. In her free time she tries to sing and dance to classical, folk and Tagore songs and fangirls over all things fluffy.

পুরোটা পড়ার সময় নেই ? ব্লগটি একবার শুনে নাও !

ই-মেইল অথবা ইলেক্ট্রনিক চিঠি বর্তমান পৃথিবীর তথ্য প্রযুক্তির যুগান্তকারী সময়ে আমাদের জীবনে হয়ে উঠেছে অত্যন্ত জনপ্রিয় এবং অনেকাংশেই অপরিহার্য এক যোগাযোগ মাধ্যম। এর অহরহ ব্যবহার যখন করতেই হচ্ছে আমাদের, বিষয়টি সঠিক নিয়মে ও পরিশীলিত, ত্রুটিহীন আঙ্গিকে ব্যবহৃত হচ্ছে কি না তা দেখা বাঞ্ছনীয়। ই-মেইল লেখার আদবকেতা এমন নয় যে তা না মেনে চললে তোমার আমি বারোটা বাজাতে চলে আসব। এগুলো কেবল তোমার লেখার মধ্যে ভ্রান্তি ও ভুল বোঝাবোঝির মাত্রা কমিয়ে আনতে সহায়তা করবে- যেন প্রেরক ও প্রাপক উভয়ই সন্তুষ্ট থাকে।

e-mail tips, life hacks

তো চলো জেনে নেয়া যাক ১৫টি টিপস যা করে তুলবে তোমার ই-মেইলকে সর্বস্তরে গ্রহণযোগ্য ও আকর্ষণীয়।

১। বার্তা পাঠানোর আগে পুনরায় দেখে নাও:

পাঠাবে একবার, কিন্তু চেক কর দু’বার। তাই লেখার পর ই-মেইলটি কয়েক মিনিট এর জন্য না পাঠিয়ে রেখে দাও। “Gmail” ও এর মতো আরও কয়টি ই-মেইল সার্ভিস ও প্রোগ্রাম তোমাকে একটি “Unsend” নামক ব্যবস্থা দেয় যা দিয়ে তুমি পাঠিয়ে দেয়া ই-মেইল পুনরায় ঠিক করার জন্য ফেরত আনতে পারবে।

২. সকলকে একনাগাড়ে একই উত্তর (“Reply All”) করো না:

“Reply” যদি ভালো হয়, “Reply All” নিশ্চয়ই আরও ভালো হবে, তাই না? হ্যাঁ তাই, কিন্তু শুধুই তখন, যখন রিপ্লাইটির সব তথ্য সকলের জন্য সমানভাবে গুরুত্বপূর্ণ। ভুলবশত অনেকেই “Reply All” দিয়ে একজনের রিপ্লাই অন্য সবাইকে পাঠিয়ে দেয়। তাই “Reply All” বোতামটি ক্লিক করার আগে ভেবে নেয়া উচিত, কারণ সাবধানের মার নেই।

৩. ই-মেইলের আকার যথাসম্ভব ছোট রাখো:

তোমার প্রাপককে বিশাল আকারের ই-মেইল পাঠিয়ে ঘাবড়িয়ে দিয়ো না। বক্তব্য একইসাথে ছোট ও স্পষ্ট থাকা চাই। তাই বলে গুরুত্বপূর্ণ কথা, বা কথা স্পষ্ট রাখার জন্য লেখা সম্প্রসারণ করতে দ্বিধাবোধ করো না। যা শুধুমাত্র না বললেই নয়, তা বলে বক্তব্য শেষ করার চেষ্টা করো। লেখায় বুলেট পয়েন্ট বা প্যারাগ্রাফ ব্যবহার করলেও লেখা বেশ সংক্ষিপ্ত ও পরিমার্জিত রাখা সম্ভব।

৪. নজর দাও ই-মেইলের শিরোনামের প্রতি:

প্রতিটি লেখার পেছনেই একটিই ছোট্ট চালাকি রয়েছে, যার মূল লক্ষ্য হল পাঠকদের দৃষ্টি আকর্ষণ করা। তোমার লেখার শিরোনামের দায়িত্বটি তাই। তোমার অর্থাৎ, প্রেরকের নামের পরপরই পাঠকের যা দৃষ্টিগোচর হয় তা হল শিরোনাম। সুন্দর একটি শিরোনাম তোমার লেখাকে  সাহায্য করবে প্রাপকের মনোযোগ আকর্ষণ করতে ও তা ধরে রাখতে।

৫. ই-মেইলের মাধ্যমে কৌতুক, কৌশল, ফাঁদ (e-mail hoax) পাঠিয়ো না:

ইন্টারনেটের দুনিয়ায় রয়েছে অনেক অপ্রয়োজনীয় (ও কিছু ক্ষেত্রে বিপদজনক) অলিগলি, যার প্রসার ই-মেইলের মাধ্যমে হয়ে থাকে। এসব ধরণের কৌতুক, কৌশল, বা ফাঁদ পেলে নিজে তা খুলে দেখা বা অন্যকে পাঠানো বা “forward” করা থেকে বিরত থেকো, তা দেখতে বা পড়তে যতই চিত্তাকর্ষক হয়ে থাকুক না কেন। কেননা কম্পিউটারে ভাইরাস ছড়ানোর পাশাপাশি, প্রায়শই এগুলো বিরক্তিকর ও সময় গ্রাসকারী হয়ে থাকে।

e-mail tips, life hacks
Example of a spam mail

৬. অ্যান্টি-ভাইরাস ব্যবহার করো:

অনলাইনের/ই-মেইলের  মাধ্যমে ম্যালওয়ার, “worms” বা ভাইরাস যাতে কম্পিউটারে না প্রবেশ করতে পারে বা তোমার থেকে যাতে অন্য কারো কম্পিউটারে না ছড়িয়ে পড়ে তা নিশ্চিত করতে ব্যবহার কর অ্যান্টি-ভাইরাস। যেকোন কম্পিউটারের দোকান অথবা ইন্টারনেটে বিনামূল্যে পেতে পারো অ্যান্টি-ভাইরাস। তবে এন্টি ভাইরাস কিনে ব্যবহার করাটা অনেক বেশি ভালো কোনো ফ্রি এন্টি ভাইরাস ব্যবহার করার চেয়ে।

৭. ই-মেইল “forward” করলে তার কারণ উল্লেখ কর:

বলা বাহুল্য, প্রাপকের সাথে যত সুবিন্যস্ত যোগাযোগ স্থাপন করবে, সম্পর্ক তত বেশি দৃঢ় হবে। তাই কী পাঠাচ্ছো, প্রাপকের কাছে এর গুরুত্ব কী, বা কেন কিছু “forward” করছ, তার উল্লেখ ও বিবরণ তোমার ই-মেইলকে করবে আরও গ্রহণযোগ্য।

জেনে নাও জীবন চালানোর সহজ পদ্ধতি!

৮. ই-মেইল গ্রহণ করার পর জানিয়ে দাও প্রেরককে:

ইন্টারনেটে কোনভাবে হারিয়ে গেল না তো ই-মেইলটি? “Spam” ফিল্টার খেয়ে ফেললো না তো? এসব দ্বিধা-দ্বন্দ্ব থেকে প্রেরককে মুক্তি দিতে ই-মেইল পাওয়ার পরই পাঠিয়ে দাও একটি স্বীকৃতিস্বরূপ উত্তর।

৯. বড় আকারের অ্যাটাচমেন্ট পাঠানোর আগে অনুমতি চেয়ে নাও:

ই-মেইল বা ভেতরকার কোন ফাইলের সাইজ যদি বড় হয়, সেক্ষেত্রে প্রাপকের সুবিধার্থে তাকে আগে থেকে জানিয়ে দেয়া, বা তার অনুমতি চেয়ে পাঠানো ভালো। নতুবা তার সিস্টেমে সমস্যা হতে পারে, যার দোষ তোমার ই-মেইলের ওপরেই এসে পড়বে!

দ্বিধায় পড়লে “ধন্যবাদ” বা “Thank you”- এর জুড়ি নেই

১০. একটি ই-মেইলে একটি বিষয় নিয়ে কথা বলো:

“জটিল করলে জটিল হবে, সহজ করলেই সহজ…” তাই চেষ্টা করো সব কথা একসাথে না নিয়ে এসে, কেবল একটি বিষয়ের ওপর গুরুত্ব আরোপ করার। অন্য বিষয়ের অবতারণা করতে চাইলে, লিখে ফেলো না আরেকটা ই-মেইল, জিনিসটা তো ফ্রি! (না হয় মোবাইল ডেটা একটু বেশিই খরচ করতে হল!)

১১. যতিচিহ্ন যেন ঠিক থাকে ই-মেইলের:

দাড়ি, কমা, সেমিকোলন- এসব ব্যবহারের একটি যথাযথ কারণ রয়েছে। তা হল নিজের লেখা পাঠকের কাছে বোধগম্য উপায়ে পরিবেশন করতে পারা। তাই খেয়াল রাখা দরকার যাতে সঠিক জায়গায় সঠিক যতিচিহ্নটি ব্যবহার করেছ কিনা তার প্রতি।

১২. শর্টকাট বা আদ্যক্ষর সমষ্টির ব্যবহারে সাবধান:

ইদানীং শর্টকাট ব্যবহারের রীতি অনেকটা কমলেও, আমরা অনেকেই সময় বাঁচাতে কিছু শব্দ একসাথে দাঁড় করিয়ে একটা বাক্যের শর্টকাট বানিয়ে ফেলি। বর্তমান দিনের কিছু প্রচলিত শর্টকাট, যেমন:

“Do you know?” হয়ে দাঁড়িয়েছে “DYK?”

“I don’t know.” কে বলা হচ্ছে “IDK.”

“For the win.” কে লিখছি “FTW.”

ও আরও হরেক রকমের এসব অক্ষরসমষ্টি ব্যবহারের আগে আমাদের বুঝতে হবে যে, প্রতিনিয়ত বদলাতে ও উদ্ভাবিত হতে থাকা এসবের অর্থ সম্বন্ধে অনেকেই হতে পারে সন্দিহান। তাই এগুলো পরিহার না করতে পারলেও বুঝে শুনে লিখতে হবে।

১৩. ছবির সাইজ ছোট করে পাঠাও:

ই-মেইলে ব্যবহারের পূর্বে, বড় সাইজের ছবি ছোট করে ফেলো। এতে করে মেইলটি খুলতে সুবিধা হয় ও ছবি দ্রুত ডাউনলোড হয়। অনলাইনে অনেক ওয়েবসাইট আছে যা থেকে তুমি বিনামূল্যে ও কোন ঝামেলা ছাড়াই বড় ছবিকে ছোট করতে পারো। যেমন:

www.picresize.com

www.resizeimage.net

www.imageresize.org

১৪. বানানের ক্ষেত্রে সদা সাবধান:

ই-মেইল হোক কর্মক্ষেত্রের, ব্যক্তিগত জীবনের কিংবা কোন কারণে শখের বসে কিছু লেখার জন্য, বানান ভুলের মাফ নেই কোন সময়েই। লেখার সামগ্রিক সৌন্দর্য বর্ধনে তাই “send” বোতামটি ক্লিক করার আগে পুনরায় লেখাটি পড়ে নেয়াই শ্রেয়।

১৫. যদি পড়ো দ্বিধায়, “ধন্যবাদ” টেনে দাও লেখায়:

লেখার শেষটুকু ঠিক কি দিয়ে টানবে বুঝতে পারছো না? কি বললে মনরক্ষা ও স্বার্থরক্ষা দু’ই হয় তা মাথায় খেলছে না? দ্বিধায় পড়লে “ধন্যবাদ” বা “Thank you”- এর জুড়ি নেই! সকলেই বুঝবে এর অর্থ ও ক্ষেত্রবিশেষে মানিয়েও যাবে শব্দটি। লেখায় তাই ইতি টেনে দিতে পারো একটি “ধন্যবাদ” দিয়েই।

আশা করি এখন আসলেও ই-মেইল লেখা তোমার জন্য হয়ে উঠবে সহজতর ও উপরিউক্ত নিয়মের যথার্থ চর্চায় তুমি হয়ে উঠবে ই-মেইলের জাদুকর।

কেননা, ত্রুটিহীন ই-মেইল FTW!

শুভ কামনা রইল।


১০ মিনিট স্কুলের লাইভ এডমিশন কোচিং ক্লাসগুলো অনুসরণ করতে সরাসরি চলে যেতে পারো এই লিঙ্কে: www.10minuteschool.com/admissions/live/

১০ মিনিট স্কুলের ব্লগের জন্য কোনো লেখা পাঠাতে চাইলে, সরাসরি তোমার লেখাটি ই-মেইল কর এই ঠিকানায়: [email protected]

লেখাটি ভালো লেগে থাকলে বন্ধুদের সঙ্গে শেয়ার করতে ভুলবেন না!
What are you thinking?

GET IN TOUCH

10 Minute School is the largest online educational platform in Bangladesh. Through our website, app and social media, more than 1.5 million students are accessing quality education each day to accelerate their learning.