মনে করুন আপনি এবং আপনার বন্ধু কোন গুরুত্বপূর্ণ সভা বা সেমিনারের জন্য নিবন্ধন করেছেন। এরপর কাঙ্খিত দিনে আপনার বন্ধু যথা সময়ে সেই সভা বা সেমিনারে উপস্থিত হতে পারলেও আপনি রাস্তায় অতিরিক্ত ট্রাফিকের জন্য পৌছাতে অনেক দেরি করে ফেলেছেন। যার কারনে আপনি অধিকাংশ আলোচনা শুনতেই পারেন নি। আপনার বন্ধু উপস্থিত ছিল সেখানে কিন্তু তিনিও আপনাকে পুরোপুরি আলোচনার বিষয় সম্পর্কে বলতে পারছেন না। কারন সরাসরি আলোচকদের কাছে থেকে শোনা এবং একজন শ্রোতার কাছে থেকে শোনার মধ্যে অনেক পার্থক্য রয়েছে। আপনি হয়ত মনে মনে রাস্তার ট্রাফিকজ্যাম কেই দোষ দিচ্ছেন। কিন্তু আপনার এই বন্ধুটিই যদি মিটিং মিনিটস সম্পর্কে জানত অথবা কিভাবে মিটিং মিনিটস লিখতে হয় সে সম্পর্কে ধারনা থাকত, তাহলে হয়ত আপনাকে সে পুরোপুরি ভাবে সাহায্য করতে পারত। তাই পরবর্তীতে এই ধরনের সমস্যায় পড়লে কিভাবে সহজেই মিটিং মিনিটস দিয়ে সহজেই সমস্যার সমাধান করে ফেলতে পারেন সেই বিষয় নিয়ে আমাদের আজকের আলোচনা।

মিটিং মিনিটস কি?

একটা মিটিং বা সভা চলাকালে যেসকল ঘটনাগুলো ঘটে বা যেসকল তথ্যের আদান প্রদান হয়, সেসকল তথ্যের লিখিত রেকর্ড বা সংকলনই হল মিটিং মিনিটস। এটি মূলত তাদের জন্য যারা মিটিং এ উপস্থিত থাকতে পারেন নি বা উপস্থিত ছিলেন না। যারা উপস্থিত ছিলেন না, তারা যেন পরবর্তিতে মিটিং এ কি কি বিষয় নিয়ে আলোচনা হয়েছে, কোন কোন বিষয়ে কি কি সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে এসকল বিষয়ে ধারনা পেতে পারে, সেটি জানানোর জন্যই মূলত মিটিং মিনিটস ব্যবহার করা হয়। 

মিটিং মিনিটসের উদ্দেশ্য কি?

মিটিং মিনিটসের মূল উদ্দেশ্য যে শুধু অনুপস্থিত ব্যক্তিকে মিটিং এর যাবতীয় বিষয় সম্পর্কে জানানো, তা নয়। এর আরো কিছু উদ্দেশ্য রয়েছে। এটি আপনার মিটিংয়ের গুরুত্বপূর্ণ আলোচ্য বিষয় গুলো সম্পর্কে ধারনা পেতে সাহায্য করে। যেমনঃ

• মিটিং এ কি কি সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে
• পরবর্তীতে কি কি পদক্ষেপ নেওয়া হবে
• পদক্ষেপ গুলো কিভাবে সম্পাদন এবং সনাক্ত করা হবে

মিটিং মিনিটস গুলো তার অংশগ্রহণকারীদের জন্য মিটিংয়ের একটি বাস্তব রেকর্ড এবং যারা উপস্থিত ছিলেন না তাদের জন্য তথ্যের উৎস। কিছু ক্ষেত্রে, মিটিং মিনিট রেফারেন্স পয়েন্ট হিসাবে কাজ করতে পারে, উদাহরণস্বরূপঃ

• যখন একটি মিটিং এর ফলাফল বা গৃহীত সিদ্ধান্ত প্রতিষ্ঠানের অন্যান্য কর্মীদের কার্যক্রম বা সিদ্ধান্তকে প্রভাবিত করে।
• মিটিং মিনিটস গুলো প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের তাদের কি কি কাজ করতে হবে সেই বিষয়ে  অবহিত করতে পারে

কিভাবে লিখবেন মিটিং মিনিটস?

মিটিং মিনিটস লিখার জন্য বিশেষ কোন কৌশল নেই। তবে কিছু কিছু বিষয় অবশ্যই অনুসরন করা যেতে পারে। যার ফলে আপনার মিটিং মিনিটস পরবর্তীতে যিনি পড়বেন তার কাছে সহজ বোধ্য হবে।

 

১. মিটিং মিনিটস লিখার জন্য নোট প্যাড বা সাধারন প্যাড ব্যাবহার করতে পারেন। তবে মিটিং মিনিটস লিখার জন্য আলাদা টেমপ্লেট রয়েছে। টেমপ্লেট ব্যবহার করলে তথ্য গুলো নির্দিষ্টভাবে লিখা সহজ হয়। তাই টেমপ্লেট ব্যবহার করায় উত্তম। অনেকে গুগল ডক ব্যবহার করেন মিটিং মিনিটসসের জন্য। এটিও অনেক সহায়ক তবে গুগল ডকে টেমপ্লেট এর অনুকরনে ডিজাইন করে নিলে তথ্য গুলো সাজিয়ে লিখা সহজ হয়৷ এখানে কিছু টেমপ্লেটের নমুনা দেওয়া হল। এছাড়াও আপনি গুগলে খুজলেই অসংখ্য টেমপ্লেট পেয়ে যাবেন।

২. যখন আপনি মিটিং মিনিট লিখছেন তখন আপনাকে বিভিন্ন ধরনের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। যেমনঃ

• কত তারিখে সভাটি অনুষ্ঠিত হয়েছে
• সভার আলোচনার বিষয় কি?
• কোথায় অনুষ্ঠিত হয়েছে
• অংশগ্রহণকারীদের একটি তালিকা অন্তর্ভুক্ত করা গুরুত্বপূর্ণ  তাদের প্রথম এবং শেষ নাম উভয়। আপনি যদি নিশ্চিত না হন তবে আপনাকে সঠিক নামগুলো জেনে নিশ্চিত করতে হবে।

৩. মিটিং মিনিটস এর ক্ষেত্রে কোন বিষয়ে নেওয়া সিদ্ধান্ত, কাজের সময় সূচি এগুলো খুবই গুরুত্বপূর্ণ। তাই এগুলো প্যারা করে অথবা বুলেট পয়েন্ট ব্যবহার করে লিখলে পরবর্তীতে পড়তে সুবিধা হবে। উদাহরণ স্বরূপঃ

• সভা বা মিটিং থেকে কি অর্জন করা হল
• কোন কোন বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে
• কোন ব্যাক্তিকে কি কাজে নিয়োগ করা হয়েছে
• কাজটি শেষ করার জন্য কতদিন সময় দেওয়া হয়েছে
• পরবর্তী মিটিং সম্পর্কে কোন নির্দেশনা থাকলে সেটি

---

আরো পড়ুন: জেনে রাখুন কর্পোরেট লাইফে উন্নতির কিছু সেরা টিপস

---

৪. যত দ্রুত সম্ভব তথ্যগুলো লিখার চেষ্টা করুন। এলোমেলো ভাবে না লিখে সাজিয়ে লিখার চেষ্টা করুন। কোন অংশে ব্যাখ্যার প্রয়োজন হলে ব্যাখ্যা লিখুন।

৫. স্বচ্ছতা এবং সংক্ষিপ্ততা বজায় রাখার চেষ্টা করুন।

৬. সর্বশেষে ভালোভাবে পুরোটা পড়ে নিজে সম্পাদনা করুন। কোথাও কোন ভুল ত্রুটি থাকলে সংশোধন করুন।

৭. মিটিং মিনিটস প্রকাশ করার পূর্বে প্রতিষ্ঠানের উর্ধবতন কর্মকর্তার অনুমোদন নিন। তাদের কোন পরামর্শ থাকলে বা কোন সংশোধন থাকলে সেটি ঠিক করে নিন।

মিটিং মিনিটস কিভাবে লিখবেন জানতে এই ভিডিওটি দেখতে পারেন।

মিটিং মিনিটস কিভাবে শেয়ার করবেন?

শেয়ার বা বিতরণ করার পদ্ধতিটি আপনার এবং আপনার সংস্থার ব্যবহার করা সরঞ্জামগুলির উপর নির্ভর করে। কয়েকটি মাধ্যমে আপনি মিটিং মিনিটস শেয়ার করতে পারেনঃ

• সরাসরি কাগজে লিখে, ফটোকপি করার মাধ্যমে অন্যদের সাথে শেয়ার করতে পারেন। তবে আধুনিক তথ্যপ্রযুক্তির যুগে এটি এড়িয়ে চলায় উত্তম।

• মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে লিখে পরবর্তীতে পিডিএফ(PDF) এ সেভ করতে পারে। এরপর ই-মেইল বা অন্যান্য যেকোন মাধ্যমে শেয়ার করতে পারেন। অথবা সরাসরি ই-মেইলে মিটিং মিনিট এর ফরমেট অনুসরন করে তথ্য গুলো শেয়ার করতে পারেন।

• আপনি চাইলে গুগল ডক এর মাধ্যমেও শেয়ার করতে পারেন।

• আপনার সংগঠন বা সংস্থা যদি ক্লাউড-ভিত্তিক সদস্যপদ পরিচালনা ব্যবস্থা ব্যবহার করে (যেমন ওয়াইল্ড অ্যার্রিকোট), আপনি মিনিটটি একটি ওয়েব পৃষ্ঠা হিসাবে প্রকাশ করতে পারেন এবং আপনার সংস্থার প্রয়োজনীয়তার উপর নির্ভর করে শুধুমাত্র কমিটির বা বোর্ড সদস্যদের অ্যাক্সেস বা প্রবেশাধিকার দিতে পারেন।  

 

যে বিষয়গুলো সম্পর্কে সচেতন থাকবেন

• সম্পূর্ণ মিটিং মিনিট একই Tense বা ক্রিয়ারকালে লিখবেন
• সব সময় সকলের নাম উল্লেখ করার প্রয়োজন নেই। এটি একটি ব্যবসা নথি, কে বলেছে সে সম্পর্কে নয়।
• ব্যক্তিগত পর্যবেক্ষণ এড়িয়ে চলুন।
• যত কম বিশেষন বা Adjective  ব্যবহার করবেন তত ভালো
• যদি কোন অতিরিক্ত ডকুমেন্ট বা তথ্য সংযুক্ত করার প্রয়োজন হয়। এটিকে একটি Appendix বা পরিশিষ্টের সাথে সংযুক্ত করুন।

মিটিং মিনিট গুরুত্বপূর্ণ – কারন একটি মিটিংয়ের প্রয়োজনীয় সকল তথ্য এটি সংরক্ষন করে। আমি আশা করি এই নিবন্ধটি আপনার ব্যক্তিগত কাজে বা প্রতিষ্ঠানের জন্য কার্যকরী মিটিং মিনিট তৈরিতে সহায়তা করবে। অতিরিক্ত তথ্যের জন্য, আপনি নীচের উল্লেখিত লিংক গুলো থেকে ঘুরে আসতে পারেন।

লিখাটি পড়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ!

Source: https://www.thebalancecareers.com/what-are-meeting-minutes-and-who-records-them-1918733

https://www.wildapricot.com/articles/how-to-write-meeting-minutes

https://en.wikipedia.org/wiki/Minutes

---

আমাদের কোর্সগুলোতে ভর্তি হতে ক্লিক করুন:

1. ঘরে বসে Freelancing Course 
2. Data Entry দিয়ে Freelancing Course
3. Facebook Marketing Course (by Ayman Sadik and Sadman Sadik)
4. T-Shirt Design করে Freelancing Course
5. SEO Course for Beginners

---

1. Web Design Course
2. Cartoon Animation Course by Antik Mahmud
3. Graphic Designing Course with Photoshop (by Sadman Sadik)
4. Adobe Illustrator Course 
5. Wedding Photography Course by Prito Reza (Founder, Wedding Diary Bangladesh)

---

1. ঘরে বসে Spoken English Course by Munzereen Shahid
2. Microsoft Word Course by Sadman Sadik
3. Microsoft Excel Premium Course
4. Microsoft PowerPoint Course by Sadman Sadik
5. Microsoft Office 3 in 1 Bundle 

---

১০ মিনিট স্কুলের ক্লাসগুলো অনুসরণ করতে সরাসরি চলে যেতে পারো এই লিঙ্কে: www.10minuteschool.com

১০ মিনিট স্কুলের ব্লগের জন্য কোনো লেখা পাঠাতে চাইলে, সরাসরি তোমার লেখাটি ই-মেইল কর এই ঠিকানায়: write@10minuteschool.com